Vấn đề về lương thưởng hàng tháng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc chấm công, làm bảng lương chính xác không những tạo được sự tin tưởng của nhân viên với công ty, mà còn tạo được động lực để nhân viên làm việc hiệu quả mỗi ngày. Tuy nhiên, việc tính toán sao cho chuẩn xác với năng suất, hiệu quả làm việc của từng nhân viên không phải điều dễ dàng. Thậm chí việc chấm công, làm bảng lương còn ngầm trở thành cơn ác mộng với nhân viên kế toán mỗi khi gần đến ngày “ting ting”. Hãy cùng CodLUCK tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này và tìm ra hướng giải quyết nhé.
Vấn đề tồn đọng của việc chấm công, làm bảng lương mỗi cuối tháng
1. Nhập thiếu, sai thông tin bảng chấm công
Vấn đề này xảy ra do một nhân viên tham gia nhiều dự án, do kế toán phải xử lý một lúc nhiều dữ liệu nhiều nhân viên.
2. Xử lý việc tính lương chậm trễ
Do không đủ nhân lực kế toán xử lý, dự án nhiều, bên cạnh đó mỗi nhân viên lại có chế độ lương, thưởng, thuế, bảo hiểm khác nhau, kế toán trong một thời gian nhất định không thể xử lý bảng lương kịp nên việc tính lương bị chậm trễ, gây mất thời gian.
3. Trả lương thừa/ thiếu, sai cho nhân sự
Có trường hợp kế toán tính sai bảng lương cho nhân sự do nhập sai thông tin, quên tính các khoản phụ cấp hoặc thuế, chưa cập nhật luật mới nhất, hoặc các lỗi khác . Điều này dẫn đến việc trả lương thừa/thiếu, sai cho nhân sự.
4. Tốn nhiều công số vào việc làm bảng lương mỗi cuối tháng
Kế toán mất nhiều thời gian vào việc quản lý chấm công, làm bảng lương nhân viên mỗi tháng, khiến cho họ không thể tập trung vào các công việc khác, dẫn đến hiệu suất làm việc không cao.
Chấm công và làm bảng lương trở thành cơn ác mộng ngầm hàng tháng của kế toán
Mỗi cuối tháng, kế toán lại phải đối mặt với cơn ác mộng về việc tính lương và chấm công. Việc tính toán bảng lương nhân viên và các khoản phụ cấp, phép năm, tạm ứng và các khoản thuế là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chính xác và tính toán cẩn thận.
Các sai sót trong việc tính lương có thể dẫn đến sự thất vọng và căng thẳng giữa nhân viên và nhà quản lý. Nếu sai sót kéo dài có thể gây nên sự bất mãn của nhân viên với công ty.
Hệ quả tiếp theo là những lỗi trong tính toán bảng lương có thể dẫn đến chi phí không đúng, tốn kém và mất thời gian cho doanh nghiệp. Những sai sót như tính sai tiền lương, quên tính phụ cấp hoặc không tính giờ tăng ca có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực, như trả lương không đúng hoặc bị phạt về thuế. Điều này có thể làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Hơn nữa, vấn đề tính lương tồn đọng còn gây ra sự bất tiện cho kế toán và nhân viên. Khi gần đến ngày tính lương, họ lại phải “ngụp lặn” trong giấy tờ để tính toán và kiểm tra bảng lương, điều này có thể làm họ mất hứng thú làm việc và cảm thấy mệt mỏi và có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần của nhân viên, làm giảm hiệu suất làm việc.
Do vậy doanh nghiệp cần nghiên cứu các giải pháp mới để tự động hóa quy trình tính lương, từ đó giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác, tiết kiệm thời gian, chi phí, độ uy tín cho doanh nghiệp.
Giải pháp hiệu quả “đánh bay” cơn ác mộng chấm công, làm bảng lương hàng tháng
1. Luôn cập nhật chế độ lương, thuế mới nhất
Việc cập nhật thường xuyên chế độ lương, thuế mới nhất trước tiên giúp kế toán đảm bảo việc tuân thủ pháp luật. Điều này còn giúp kế toán tránh sai sót trong tính lương và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp khi áp dụng đúng các luật mới. Bên cạnh đó tăng tính minh bạch và đáng tin cậy hơn trong quá trình tính lương, giúp tạo niềm tin và sự tôn trọng giữa nhân viên với nhà quản lý.
2. Liên kết bảng chấm công với bảng tính lương theo từng dự án
Một doanh nghiệp có thể chạy cùng lúc rất nhiều các dự án khác nhau từ lớn đến nhỏ. Việc liên kết bảng chấm công với bảng tính lương theo từng dự án giúp kế toán dễ dàng theo dõi phần lương và thưởng của từng nhân viên theo dự án cụ thể.
3. Phối hợp với team
Doanh nghiệp cần tối đa hóa các kỹ năng của từng nhân sự trong team, giao công việc chính cho nhân sự có kỹ năng cứng, giao những công việc phù hợp với khả năng cho nhân sự khác, từ đó công việc được chia đều, không bị dồn vào một người, dẫn đến công việc được giải quyết triệt để hơn. Nhiều người cùng làm thì việc kiểm tra và xác nhận dữ liệu sẽ chính xác hơn so với việc chỉ có một người làm.
4. Sử dụng phần mềm tính lương tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết để tự động hóa quá trình tính lương
Doanh nghiệp cũng cần hướng đến việc sử dụng phần mềm tính lương tích hợp đầy đủ các chức năng. Phần mềm này cho phép tính toán bảng lương nhân viên và các khoản thưởng theo các tiêu chí cụ thể và kết nối trực tiếp với bảng chấm công, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
Tuy nhiên không phải giải pháp nào cũng phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các tiêu chí và yếu tố mà doanh nghiệp thiếu và cần, từ đó có sự cân nhắc hợp lý.
CodLUCK giới thiệu đến các doanh nghiệp phần mềm quản lý nhân sự HRM Solution- sử dụng hệ thống HRM JIKANRI – made in Japan, giúp doanh nghiệp giải quyết được bài toán khó nhằn về tính lương cuối tháng.
Lợi ích khi khách hàng sử dụng HRM Solution trong việc tính lương
- Đồng bộ hóa công tác làm bảng lương trên phần mềm trực tuyến
Kế toán sử dụng HRM solution có thể theo dõi các dữ liệu và làm việc ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
- Đơn giản hóa công tác tính lương
Chức năng lập bảng lương của HRM Solution liên kết với phần chấm công, tính KPI, bảo hiểm,… của từng nhân sự, từ đó phần mềm tự động thu thập, tính toán dữ liệu và đồng bộ dữ liệu vào bảng lương hoàn chỉnh, vì vậy kế toán được giảm thiểu các tác vụ phải làm, công tác tính lương cũng được đơn giản hóa.
- Giảm thiểu đáng kể sai sót trong quá trình tính toán
Nghiệp vụ tính toán đều được đồng bộ hóa trên hệ thống, dữ liệu khớp nhau toàn bộ, từ đó tránh được sai sót trong quá trình tính lương.
- Góp phần xây dựng các bước trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp
Chuyển đổi số hiện nay là giải pháp cần có của mỗi doanh nghiệp, sử dụng HRM Solution sẽ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quy trình nhân sự, trong đó là tính năng tự động hóa quy trình tính bảng lương.
Tính năng chính của HRM Solution giúp ích trong việc quản lý chấm công và tính lương
- Quản lý bảng chấm công:
Doanh nghiệp có thể quản lý chấm công qua nhiều hình thức linh hoạt (máy chấm công, FaceID, Chấm công GPS) với các chức năng nổi bật sau:
- Tính lương:
HRM Solution cho phép doanh nghiệp thiết lập bảng lương linh hoạt theo mức lương của mỗi nhân viên.
Đặc điểm nổi bật của HRM Solution
- Giải pháp Made in Japan
HRM Solution là giải pháp tính lương tự động hàng đầu, sử dụng hệ thống JIKANRI – hệ thống quản trị nội bộ made-in-Japan với nhiều tính năng ưu việt. Với sự tích hợp của công nghệ AI, HRM Solution có thể đáp ứng mọi nhu cầu về quản lý nhân sự doanh nghiệp, đặc biệt là tạo ra một giải pháp toàn diện cho tính lương tự động.
- Đồng bộ giữ liệu dễ dàng
HRM Solution có khả năng đồng bộ dữ liệu dễ dàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả, nhanh chóng hơn nhiều so với việc quản lý truyền thống. Thay vì mất vài ngày để tổng hợp, tính toán dữ liệu: dữ liệu chấm công, đơn từ nghỉ phép, KPI nhân viên, chế độ phúc lợi, phụ cấp,…phần mềm giúp người dùng tự động tổng hợp và đồng bộ tất cả dữ liệu vào phiếu lương một cách nhanh chóng.
- Thao tác đơn giản
HRM Solution được thiết kế với giao diện thân thiện, đơn giản và dễ dàng sử dụng, giúp rút ngắn thời gian làm quen phần mềm cho nhân viên.
- Đa ngôn ngữ
HRM Solution hỗ trợ đa ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Thái và hiện đang cập nhật tiếng Việt, cho phép người dùng có thể sử dụng ứng dụng và tương tác với hệ thống một cách dễ dàng và thuận tiện.
HRM Solution với giá cả hợp lý, đầy đủ các chức năng cần thiết phù hợp cho SMBs, giúp doanh nghiệp bạn giải quyết triệt để cơn ác mộng chấm công, làm bảng lương mỗi cuối tháng.
Truy cập tại đây để nhận Demo và chuyển đổi số ngay hôm nay !
