Nền kinh tế thị trường đang thay đổi một cách chóng mặt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng nhiều biện pháp nhằm thúc đẩy tối đa hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc tìm và áp dụng các biện pháp tối ưu ấy càng phải được chú trọng hơn cả. Một trong số các vấn đề mà doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện đang quan tâm, đó chính là việc Làm sao để quản lý nhân sự đạt được sự tối ưu nhất, và tự động hóa quy trình nhân sự sẽ giúp ích như thế nào cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, CodLUCK sẽ giải đáp thắc mắc đó, đồng thời giới thiệu cho các bạn giải pháp tối ưu về quản lý nhân sự.
Quy trình quản lý nhân sự là gì?
Nhân sự là cốt lõi, là tài sản quý giá không thể tách rời của bất cứ doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả là bài toán mà các doanh nghiệp luôn phải chú trọng.
Quản lý nhân sự là quá trình tuyển dụng, khai thác, sử dụng, đào tạo và quản lý nguồn nhân sự của doanh nghiệp một cách hợp lý, hiệu quả. Trong một doanh nghiệp, bộ phận nhân sự sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ thu hút và giữ chân những nhân sự có đủ khả năng và phẩm chất để cống hiến cho doanh nghiệp, sắp xếp họ vào vị trí phù hợp tại doanh nghiệp. Trong khi đó, bộ phận Quản lý nhân sự có trách nhiệm đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, quản lý hiệu suất làm việc, đảm bảo công việc đúng tiến độ, bên cạnh đó là xây dựng chế độ, quyền lợi và phúc lợi cho nhân sự, tính lương, đánh giá, khen thưởng nhân viên. Để quản lý nhân sự một cách tối ưu, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý nhân sự hợp lý, bài bản.
Các công việc không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự bao gồm:
- Hoạch định nguồn nhân lực
- Tuyển dụng nhân sự
- Lương thưởng và phúc lợi
- Quản lý nghỉ phép
- Quản lý hiệu suất
- Đảm bảo tuân thủ quy định doanh nghiệp
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Quản lý nhân sự là nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết về con người trong nhiều khía cạnh, bên cạnh đó là biết xây dựng các phương pháp quản lý một cách khéo léo, bài bản, chi tiết. Hiện nay, quy trình tự động hóa quản lý nhân sự đã ra đời, hỗ trợ thực hiện khá nhiều nhiệm vụ trong quy trình vận hành, quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Vậy, Tự động hóa quy trình nhân sự là gì?
Tự động hóa quy trình nhân sự (Human resources automation) chính là phương pháp sử dụng phần mềm để tự động hóa và hợp lý hóa vào các tác vụ hành chính có tính quy luật, lặp đi lặp lại, tốn nhiều công sức. Tự động hóa quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 40% thời gian cho nhân sự, từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc cho Phòng nhân sự, hỗ trợ Phòng nhân sự trong việc quản lý nguồn nhân lực.
Tầm quan trọng của việc áp dụng tự động hóa vào quy trình nhân sự
Trong một doanh nghiệp có một vài, thậm chí rất nhiều phòng ban đảm đương các công việc, nhiệm vụ khác nhau, vậy làm cách nào để phòng Nhân sự có thể theo dõi được tiến độ công việc của phòng ban khác một cách dễ dàng hơn? Tránh mất thời gian hay công sức quá nhiều? Câu trả lời nằm ở việc áp dụng tự động hóa vào quy trình nhân sự.
Tự động hóa quy trình nhân sự có những lợi ích đặc biệt sau:
1. Theo dõi công việc và làm việc mọi lúc, mọi nơi
Việc áp dụng tự động hóa vào quy trình nhân sự giúp cho người quản lý theo dõi, kiểm soát được tiến trình công việc của nhân viên một cách dễ dàng, tiện lợi, chỉ cần có kết nối Internet và vài cú nhấp chuột là đã có thể truy cập dễ dàng vào phần mềm quản lý, dù ở bất kỳ đâu.
2. Nâng cao hiệu suất làm việc
Khi áp dụng tự động hóa vào quy trình nhân sự, các thành viên tham gia vào quá trình làm việc đều theo dõi được thông tin, nắm được tiến trình làm việc của nhân sự, từ đó tiết kiệm được khá nhiều thời gian dành cho việc tìm kiếm thông tin.
Bên cạnh đó, hay vì phải gửi email, cập nhật báo cáo tại nhiều công cụ mới có thể chuyển tiếp công việc cho cá nhân khác, toàn bộ các tác vụ đều được tự động hóa ngay trên phần mềm. Điều này giúp giảm tải thời gian cho nhân sự và giúp nâng cao hiệu suất làm việc của phòng nhân sự, doanh nghiệp.
3. Tối ưu chi phí
Trước khi có phần mềm hỗ trợ nhân sự, chi phí cho việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, sổ sách luôn là nỗi “đau đầu” của nhân sự. Giờ đây, nhờ có phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp hầu như không cần phải đầu tư vào cơ sở vật chất gì khác, mà chỉ cần trả phí tùy theo nhu cầu sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm kha khá chi phí về quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.
4. Nâng cao tính trách nhiệm trong công việc của từng nhân sự
Khi nhận được nhiệm vụ, toàn bộ yêu cầu của quản lý về số lượng công việc, thời gian triển khai, hay yêu cầu chi tiết của công việc sẽ được thông báo về cho nhân sự qua nền tảng Website, App di động, từ đó nhân sự dễ dàng theo dõi nhiệm vụ được giao, yêu cầu chi tiết, thời gian hoàn thành công việc từ cấp trên. Ngoài ra các thông tin khi nhân sự hoàn thành công việc cũng được cập nhật ngay trên phần mềm, làm cơ sở đánh giá chất lượng công việc của cấp trên cho các cá nhân, bộ phận. Điều này giúp nhân sự tự ý thức được trách nhiệm trong công việc của mình.
5. Hạn chế sai sót
Trong doanh nghiệp, việc xảy ra sai sót là điều khó có thể tránh khỏi, tuy nhiên việc phát hiện và sửa chữa kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những hậu quả đáng tiếc. Việc áp dụng tự động hóa vào quy trình nhân sự sẽ giúp lãnh đạo phát hiện sớm những sai sót ngay từ ban đầu trong quá trình làm việc, từ đó có những chính sách phù hợp để giải quyết một cách kịp thời các lỗi sai đó, đảm bảo công việc được thực hiện trơn tru, hiệu quả.
6. Tính bảo mật cao, giảm thiểu rủi ro thông tin, mất dữ liệu
Nhiều công ty trước đây thường sử dụng các nền tảng mạng xã hội để trao đổi công việc, thậm chí là các thông tin mang tính bảo mật cao của công ty. Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro khi ngày càng nhiều các vụ hack nick, lỗi hệ thống hay nhiễm virus, khiến cho doanh nghiệp nhiều phen lao đao vì thông tin quan trọng bị đánh cắp.
Vì vậy, việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, lưu trữ thông tin trên đám mây giúp cho dữ liệu không bị ảnh hưởng của việc mất máy tính, nhiễm virus hay các trở ngại khác.
Giải pháp quản trị nhân sự nội bộ dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ – HRM Solution
Từ năm 2022, CodLUCK cho ra mắt giải pháp HRM Solution – Phần mềm quản trị nhân lực made in Japan.
HRM Solution là hệ thống quản lý nội bộ doanh nghiệp chuẩn Nhật, thích hợp với doanh nghiệp 100 – 200 nhân viên, nhà máy cũng như văn phòng với nhiều chức năng: Quản lý check – in/out, quản lý tiền lương, quản lý nhân sự và định vị GPS.
HRM solution hỗ trợ số hóa quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp và cung cấp các giải pháp nhân sự tiện ích và minh bạch dành cho cấp quản lý, bộ phận C&B và nhân sự. HRM Solution là phần mềm lý tưởng dành cho các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực: Phần mềm, thương mại, nhân sự, tư vấn,…
Doanh nghiệp có thể quản lý bảng lương, bảng chấm công và phê duyệt các yêu cầu của nhân sự ở bất cứ đâu có kết nối Internet.
Các tính năng nổi bật của HRM Solution có thể kể đến như:
- Quản lý chấm công
- Quản lý luồng phê duyệt
- Thiết lập bảng tính lương linh hoạt
- Quản lý cuộc họp trực tuyến
Nếu có bất cứ câu hỏi nào về phần mềm Quản lý nhân sự nội bộ ưu việt – HRM Solution, mời các bạn tham khảo và nhận Demo tại đây.
