Chuyển đổi số là cụm từ được nhắc đến liên tục trong các hội thảo, chính sách nhà nước và chiến lược phát triển doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp đã “nhảy vào” chuyển đổi số nhưng nhanh chóng gặp rào cản: thiếu kế hoạch, quá phụ thuộc công nghệ, nội bộ không đồng thuận, hoặc triển khai rời rạc không hiệu quả.
Trong bài viết này, CodLUCK không chỉ cung cấp định nghĩa khô khan, mà sẽ giúp bạn nhìn toàn cảnh quá trình chuyển đổi số, hiểu rõ từng bước cần làm: từ nhận thức đến triển khai, với góc nhìn thực tế và có thể áp dụng ngay cho doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Chuyển Đổi Số Là Gì Và Vì Sao Doanh Nghiệp Phải Bắt Đầu Ngay Hôm Nay?
Chuyển đổi số là quá trình áp dụng công nghệ kỹ thuật số để thay đổi toàn diện cách doanh nghiệp vận hành, cung cấp giá trị cho khách hàng và phát triển mô hình kinh doanh. Không chỉ đơn thuần là số hóa dữ liệu hay chuyển hệ thống lên đám mây, chuyển đổi số còn đòi hỏi sự thay đổi về tư duy, quy trình làm việc và chiến lược vận hành.
Với tốc độ thay đổi ngày càng nhanh của thị trường, việc trì hoãn chuyển đổi số có thể khiến doanh nghiệp mất lợi thế cạnh tranh, giảm khả năng đáp ứng khách hàng và tụt hậu so với các đối thủ đã chuyển đổi sớm.
Một số lý do khiến doanh nghiệp phải bắt đầu hành trình chuyển đổi số ngay hôm nay:
- Nhu cầu thị trường thay đổi nhanh chóng: Khách hàng yêu cầu trải nghiệm mượt mà, số hóa, cá nhân hóa.
- Đối thủ đã đi trước: Các doanh nghiệp cùng ngành đã số hóa quy trình, tăng tốc độ và giảm chi phí vận hành.
- Chính sách hỗ trợ từ nhà nước: Nhà nước Việt Nam đã ban hành lộ trình chuyển đổi số rõ ràng theo Bộ Thông tin & Truyền thông, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp triển khai.
Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu?
Câu trả lời nằm ở việc hiểu rõ hiện trạng doanh nghiệp, xác định mục tiêu và xây dựng một lộ trình chuyển đổi số cụ thể – bắt đầu từ những bước nhỏ nhưng đúng hướng.
Các Bước Chuyển Đổi Số Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ (SMEs)
Rất nhiều doanh nghiệp SMEs đang đối mặt với các thách thức chung:
- Nhân sự ít, phải kiêm nhiều việc, khó có đội ngũ chuyên trách IT.
- Dữ liệu phân tán trong Excel, Zalo, email, giấy tờ… gây lãng phí thời gian và thiếu minh bạch.
- Thiếu ngân sách để thuê tư vấn hay mua phần mềm đắt tiền.
- Không biết bắt đầu từ đâu, lo ngại “làm thì tốn công, mà không hiệu quả”.
Vậy đâu là lộ trình phù hợp để một doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa có thể bắt đầu chuyển đổi số mà không bị “quá tải”? Hãy bắt đầu từ những bước đơn giản, khả thi và sát với nhu cầu thực tế nhất.
Bước 1: Nhận Thức Rõ Vấn Đề – Bắt Đầu Từ Chính Lãnh Đạo
Chủ doanh nghiệp cần phải trả lời các câu hỏi sau:
- Tại sao doanh nghiệp phải số hóa trong khi vẫn đang làm việc được?
- 6 tháng nữa, nếu doanh nghiệp vẫn xử lý thủ công Excel, có thể cạnh tranh nổi với đối thủ đang dùng phần mềm không?
- Nếu nhân sự nghỉ việc: có ai tiếp quản được hệ thống cũ đang lưu trong USB và ổ cứng không?
Xác định mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ:
Ví dụ: “Chúng tôi muốn giảm thời gian báo cáo mỗi tuần từ 5 tiếng xuống còn 30 phút.” hoặc “Chúng tôi muốn giảm tình trạng mất file và thông tin khách hàng do lưu trữ rải rác.”
Truyền thông nội bộ để toàn team cùng hiểu và đồng lòng:
- Tổ chức 1 buổi chia sẻ 20-30 phút để chia sẻ về lộ trình – mục tiêu – lợi ích cụ thể.
- Giao nhiệm vụ đơn giản ban đầu như: mọi người thử dùng Google Drive thay vì gửi file qua Zalo cá nhân.
Bước 2: Ưu Tiên Số Hóa Các Nghiệp Vụ Cấp Thiết
Liệt kê các nghiệp vụ đang gây tốn thời gian, sai sót hoặc thiếu minh bạch.
Ví dụ:
- Báo cáo tồn kho mỗi tuần phải tổng hợp bằng tay
- Nhân viên hay quên lịch hẹn với khách hàng vì chưa có hệ thống nhắc nhở
- Mất thời gian quản lý công việc nội bộ vì mọi thứ đều qua Zalo, Excel, hoặc giấy tờ
Chọn 1–2 quy trình dễ làm, dễ đo lường để bắt đầu số hóa.
- Quản lý công việc nội bộ → dùng Trello, Notion, hoặc phần mềm quản lý dự án free như ClickUp
- Quản lý dữ liệu khách hàng (CRM) → dùng Google Sheets + form hoặc phần mềm CRM đơn giản như HubSpot (free), Getfly (bản rút gọn)
- Quản lý đơn hàng/kho → thử các công cụ như KiotViet, Sapo (chi phí thấp, phù hợp SME)
Đặt mục tiêu rõ ràng trong 30–60 ngày:
- Chuyển toàn bộ giao tiếp nội bộ về một nền tảng duy nhất
- Giảm 80% thời gian làm báo cáo cuối tháng bằng Google Sheets tự động
Bước 3: Ưu Tiên Số Hóa Các Nghiệp Vụ Cấp Thiết
Xác định rõ mục tiêu và mức chi phí có thể đầu tư.
SME không nhất thiết phải dùng các hệ thống đắt tiền. Chủ doanh nghiệp cần nắm được công ty cần gì: quản lý công việc, quản lý khách hàng, hay bán hàng online? Ngân sách tối đa có thể đầu tư trong 3–6 tháng là bao nhiêu?
Tiếp theo, nên ưu tiên các công cụ miễn phí hoặc có bản dùng thử, low-code/no-code dễ dùng, không cần nhân sự IT và ưu tiên các công cụ không cần cài đặt, dùng được mọi lúc, mọi nơi (cloud-based). Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo list các công cụ sau đây:
Tùy Chỉnh Quy Trình Theo Cách Bạn Muốn – Dùng MOS Để Quản Lý Tất Cả Trong Một Hệ Thống
MOS (được phát triển bởi CodLUCK) là công cụ “all-in-one” được xây dựng trên nền tảng low-code Pleasanter, giúp doanh nghiệp:
- Quản lý công việc, nhân sự, khách hàng, bán hàng, dữ liệu… trong một hệ thống duy nhất
- Tùy chọn tính năng phù hợp với nhu cầu – không bị “thừa” hay “thiếu” chức năng
- Bán đứt hệ thống – không phải lo chi phí duy trì hàng tháng
- Triển khai nhanh – dễ dùng kể cả với nhân sự không chuyên về IT
Liên hệ ngay để xem demo và nhận tư vấn lộ trình triển khai MOS phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!
Bước 4: Triển Khai Công Cụ Quản Lý, Tích Hợp Các Hệ Thống
Sau khi đã lựa chọn công cụ phù hợp và huấn luyện đội ngũ nhân sự, bước tiếp theo là triển khai công cụ quản lý và tích hợp các hệ thống khác nhau để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra liền mạch.
Lựa chọn công cụ quản lý
Dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và bộ phận nhân sự, lựa chọn các công cụ quản lý phù hợp như: CRM (quản lý quan hệ khách hàng), HRM (quản lý nhân sự), ERP (quản lý nguồn lực doanh nghiệp),….
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp cần quản lý các hoạt động của nhân viên, có thể lựa chọn công cụ HRM như Zoho People hoặc Base HRM. Nếu cần tối ưu hóa quản lý công việc và tiến độ, các công cụ như Trello hoặc ClickUp sẽ phù hợp.
Tích hợp hệ thống
- Tích hợp phần mềm HRM với hệ thống tài chính: Đảm bảo rằng thông tin về lương, thưởng, và các quyền lợi của nhân viên được đồng bộ với các hệ thống kế toán để tính toán chính xác.
- Tích hợp với phần mềm CRM/ERP: Đảm bảo thông tin khách hàng, đơn hàng, và dữ liệu bán hàng được kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý tài nguyên (ERP) để các bộ phận có thể làm việc hiệu quả hơn.
Đảm bảo kết nối và bảo mật dữ liệu:
Việc chuyển đổi số không chỉ đơn giản là số hóa dữ liệu, mà còn phải đảm bảo tính bảo mật của thông tin. Tích hợp hệ thống cần phải có các biện pháp bảo mật để tránh rủi ro mất mát thông tin quan trọng.
Kiểm tra và điều chỉnh hệ thống:
Sau khi triển khai, cần phải kiểm tra toàn bộ hệ thống để đảm bảo rằng các công cụ được sử dụng đúng cách và đạt hiệu quả cao nhất.
Ví dụ: Kiểm tra việc tích hợp hệ thống CRM vào hệ thống ERP để chắc chắn rằng thông tin khách hàng và dữ liệu bán hàng được truyền tải đúng cách và kịp thời.
Bước 5: Đo Lường, Đánh Giá Và Tinh Chỉnh Quy Trình
Sau khi các công cụ được triển khai và nhân viên bắt đầu làm quen với các hệ thống mới, bước tiếp theo là đo lường và đánh giá hiệu quả. Việc này không chỉ giúp xác định xem các công cụ có thực sự đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp hay không mà còn giúp bạn điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình chuyển đổi số một cách liên tục.
Đo lường hiệu quả chuyển đổi số:
Sử dụng các chỉ số KPIs (Key Performance Indicators) để đánh giá mức độ thành công của chuyển đổi số, ví dụ như:
- Tăng trưởng doanh thu: Đo lường xem doanh thu có tăng lên nhờ vào cải tiến quy trình bán hàng và quản lý khách hàng hay không.
- Năng suất làm việc: Đánh giá mức độ tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ tự động hóa các quy trình.
- Mức độ hài lòng của nhân viên: Đánh giá sự thay đổi trong mức độ hài lòng của nhân viên sau khi áp dụng các công cụ số, như phần mềm HRM, CRM.
- Tỷ lệ sai sót trong công việc: Đo lường sự giảm thiểu sai sót trong các quy trình nhờ vào số hóa và tự động hóa.
Phản hồi từ đội ngũ nhân sự và khách hàng:
- Khảo sát nội bộ: Để hiểu nhân viên có cảm thấy thuận tiện và hiệu quả khi sử dụng các công cụ chuyển đổi số hay không. Từ đó đưa ra điều chỉnh nếu cần.
- Khảo sát khách hàng: Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ/sản phẩm sau khi doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số. Điều này sẽ giúp cải thiện các công cụ CRM và trải nghiệm khách hàng.
Tinh chỉnh quy trình:
- Khắc phục vấn đề phát sinh: Các công cụ có thể gặp phải sự cố kỹ thuật hoặc vấn đề tích hợp. Do đó, việc phản hồi và xử lý kịp thời là rất quan trọng.
- Cải tiến quy trình: Dựa trên kết quả đánh giá, tinh chỉnh các quy trình làm việc sao cho hiệu quả hơn. Có thể bổ sung thêm các tính năng mới vào hệ thống hoặc thay đổi cách thức làm việc để tối ưu hóa quá trình.
Đánh giá việc đào tạo nhân sự:
- Xem xét việc đào tạo có đủ hiệu quả không, nếu có nhân viên gặp khó khăn trong việc sử dụng các công cụ, bạn cần cung cấp thêm các buổi đào tạo bổ sung hoặc các tài liệu hướng dẫn chi tiết hơn.
- Cung cấp training tái đào tạo cho những nhân viên có thể chưa hiểu rõ hết về cách sử dụng các công cụ chuyển đổi số, đặc biệt là khi có những tính năng mới được triển khai.
Tối ưu hóa và mở rộng quy mô:
- Sau khi triển khai thành công ở quy mô nhỏ, bạn có thể mở rộng quy mô chuyển đổi số ra toàn bộ doanh nghiệp. Lúc này, các hệ thống cần được điều chỉnh để phục vụ một lượng người dùng lớn hơn mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
- Ví dụ: Nếu ban đầu bạn triển khai phần mềm CRM chỉ cho một phòng ban bán hàng, bạn có thể mở rộng ra các phòng ban khác như marketing, dịch vụ khách hàng để tối ưu hóa toàn bộ quy trình.
Thực hiện đúng và đầy đủ các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiến hành chuyển đổi số một cách hiệu quả, mở ra cơ hội phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả trong thời đại số.
Kết Luận
Dù bạn là chủ doanh nghiệp sản xuất nhỏ, một công ty dịch vụ đang muốn cải tiến quy trình, hay đơn giản là đang tìm cách tận dụng công nghệ để tiết kiệm chi phí – chuyển đổi số không còn là lựa chọn, mà là con đường tất yếu.
Quy trình chuyển đổi số không phải là bản vẽ “copy-paste”, mà là hệ thống từng bước được cá nhân hóa theo nhu cầu doanh nghiệp. Đừng bắt đầu nếu bạn chưa xác định rõ mục tiêu, chưa có roadmap và chưa chuẩn bị nhân lực.
