Chi phí và cách hoạt động của Hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Bất kể doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, luôn có các giải pháp phần mềm có sẵn có thể giúp bạn tối ưu hóa các quy trình hoạt động nhằm giảm chi phí vận hành và tăng giá trị sản phẩm, dịch vụ. Giải pháp phổ biến nhất là hệ thống phần mềm ERP, viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Planning (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp).

Hệ thống ERP là giải pháp hiện đại cho 1 vấn đề bức bối đối với các doanh nghiệp trong nhiều thập kỷ: làm thế nào để hợp lý hóa các quy trình nhân sự, kế toán và các quy trình kinh doanh khác. Nhưng nó hoạt động như thế nào, loại hình doanh nghiệp nào có thể hưởng lợi từ nền tảng của hệ thống ERP,  có nên đầu tư cho hệ thống này không ?… Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích chính xác hệ thống ERP là gì, hoạt động như thế nào, bao gồm những tính năng gì và quy trình cài đặt và triển khai hệ thống này.

Định nghĩa ERP

ERP là từ viết tắt của “Enterprise Resource Management” – một quy trình tổng hợp giúp thu thập và tổ chức dữ liệu kinh doanh thông qua một hệ thống phần mềm tích hợp. Phần mềm ERP chứa các ứng dụng tự động hóa các hệ thống kinh doanh như sản xuất, báo giá sản phẩm, kế toán, quản trị nhân lực, …

Mô hình hệ thống phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Mô hình hệ thống phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Nói cách khác, ERP tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của công ty. Các giải pháp ERP giúp tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng nhân lực và chi phí nhân công phải chi trả.

Có nhiều định nghĩa về ERP khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng sử dụng – các nhà phát triển, nhà cung cấp hay cho phương tiện truyền thông công nghệ.

Bạn đang tìm kiếm một hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn? Tham khảo giải pháp ERP của CodLUCK hoặc nhận tư vấn miễn phí từ một trong những nhà tư vấn phần mềm của chúng tôi.

Cách hoạt động của hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Một trong những điểm hấp dẫn nhất của hệ thống ERP là có nhiều chức năng đi kèm, bao gồm:

1.  Tài chính / Kế toán

Một module kế toán sẽ giúp giảm thời gian làm việc cho nhân viên kế toán của doanh nghiệp như thời gian nhập thông tin vào bảng tính theo cách thủ công. Ngoài ra, một phân hệ kế toán từ hệ thống phần mềm ERP sẽ được tự động hóa và tích hợp để thực hiện các công việc khác như tự động gửi hóa đơn cho khách hàng có số dư chưa thanh toán.

ERP dùng trong kế toán
ERP dùng trong kế toán

2.  Nguồn nhân lực

Module nguồn nhân lực giúp tự động theo dõi các đơn đăng ký của ứng viên, tính tiền thưởng cho nhân viên và cập nhật thời gian nghỉ có lương của nhân viên,và nhiều lợi ích khác. Module này có thể tích hợp với module kế toán để tự động hoàn trả cho những nhân viên nào còn dư lương PTO. 

Việc tích hợp này hoạt động bằng cách để module kế toán tính toán số tiền phải trả cho những nhân viên có số ngày PTO còn lại, sau đó tự động nộp khoản thanh toán vào tài khoản ngân hàng của nhân viên mà đã được lưu trữ trong module nguồn nhân lực.

ERP được dùng trong quản trị nguồn nhân lực
ERP được dùng trong quản trị nguồn nhân lực

Trong các doanh nghiệp hiện đại, việc quản trị KPI của các nhóm đối tượng nhân viên, quản lý tuyển dụng, quản lý chấm công bằng những phương tiện 4.0 (Vân tay, khuôn mặt, thẻ từ..) cũng rất cần thiết. Các hệ thống ERP hiện đại cũng đã phát triển thêm những tính năng mới cho module nhân sự nhằm giải các bài toán trên của doanh nghiệp.

3.  Sản xuất, chế tạo

Bất kỳ công ty sản xuất hoặc phân phối nào cũng có thể hưởng lợi từ việc sở hữu hệ thống ERP vì các công cụ trong phần mềm ERP giúp hợp lý hóa một số khía cạnh của quy trình sản xuất. Ví dụ, một công cụ trong phần mềm hệ thống này có thể lập kế hoạch sản xuất, quản lý khối lượng công việc của nhân viên và máy móc.

4.  Quản trị quan hệ khách hàng

Module CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) giúp cải thiện mối quan hệ của khách hàng với doanh nghiệp để đảm bảo khách hàng sẽ có trải nghiệm tốt nhất. CRM có thể phân tích lịch sử mua hàng và duyệt web của khách hàng rồi gửi quảng cáo cho các khách hàng mục tiêu tùy theo sản phẩm họ đã xem. 

Lợi ích của ERP trong quản trị quan hệ khách hàng
Lợi ích của ERP trong quản trị quan hệ khách hàng

Ngoài ra, các giải pháp CRM và TMS (Transporation Management System – Hệ thống quản trị vận tải) có thể cập nhật về tình trạng giao hàng đối với những đơn đặt hàng của khách hàng; CRM kết hợp với các hệ thống khác như E-Commerce (thương mại điện tử), Marketing Automation (Marketing tự động) nhằm tạo nên một hệ sinh thái One-Stop thuận tiện nhất cho người dùng và doanh nghiệp.

5.  Kiểm soát hàng tồn kho

Một module ERP phổ biến nữa là module tự động theo dõi hàng tồn kho của doanh nghiệp. Công cụ này có thể dự đoán thời điểm một mặt hàng được bán hết và tự động sắp xếp lại sản phẩm.

Công cụ này cũng có thể giúp hợp lý hóa quy trình phân phối sản phẩm. Nó giúp đưa ra giải pháp bán hàng như là dựa trên thói quen mua hàng của những khách hàng trước đây, những mặt hàng nào nên được đặt cạnh nhau trong kho.

Những ngành nào có thể áp dụng hệ thống ERP 

Hệ thống phần mềm ERP có thể được sử dụng trong nhiều loại hình kinh doanh khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ cho đến các tập đoàn lớn. Các giải pháp ERP được sử dụng bởi các công ty trong một số ngành công nghiệp khác nhau: 

  • Ngành sản xuất, chế tạo 
  • Ngành bán lẻ 
  • Ngành sản xuất / phân phối 
  • Dược phẩm 
  • Dịch vụ khách hàng 
  • Công nghệ 
  • Quốc phòng 
  • Ngành xây dựng

Chi phí áp dụng hệ thống ERP

Chi phí của một dự án ERP khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp, module và mô hình triển khai. Nói chung, tổng chi phí có thể từ dưới $10.000 mỗi năm đến hàng triệu $ hàng năm. Hệ thống ERP được định giá phù hợp với nhu cầu của đối tượng mục tiêu, vì vậy những hệ thống được xây dựng cho các doanh nghiệp mới nổi có mức tăng trưởng cao sẽ có giá cả phải chăng.

ERP chạy trên nền tảng đám mây dành cho nhiều người thuê (SaaS), thường có phí thấp hơn so với phần mềm được cài chuyên biệt cho doanh nghiệp sử dụng. Hệ thống ERP đám mây không sử dụng phần cứng cũng như không cần thuê chuyên gia hệ thống. Với giải pháp này, nhà cung cấp sẽ bảo trì và tính phí hàng năm cho khách hàng, tùy theo từng loại và số lượng người dùng.

ERP-tren-nen-tang-dam-may
ERP chạy trên nền tảng đám mây dành cho nhiều người thuê

Giá áp dụng hệ thống ERP cũng sẽ khác nhau dựa trên lượng module sử dụng. Các module căn bản là nhân sự, tài chính, CRM.., các module khác thêm vào sẽ được tính phí riêng.

Với phần mềm cài đặt riêng, các doanh nghiệp phải mua giấy phép (license) vĩnh viễn có giá đắt hơn, nhưng chỉ cần trả 1 lần. Với phần mềm ERP chạy trên nền tảng đám mây, giá sẽ thay đổi tùy theo loại và số lượng module sử dụng. Người dùng cần phải trả phí bảo trì cho máy chủ và cơ sở hạ tầng để lưu trữ phần mềm.

Phan-mem-ERP-cai-tren-may-tinh
Phần mềm ERP cài trên máy tính

Hệ thống ERP có thể có chi phí phát sinh, bao gồm chi phí triển khai và vận hành liên quan đến bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ. Các chi phí này sẽ khác nhau tùy theo từng nhà cung cấp.

Triển vọng của hệ thống ERP

Hiện tại, các doanh nghiệp đa phần đều đánh giá cao lợi ích của hệ thống ERP và áp dụng triệt để cho doanh nghiệp của mình. Các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT) đang định hình xu hướng ERP ngày nay.

Ví dụ: AI và ML (Machine Learning – máy học) có thể tự động hóa việc điều chỉnh tài khoản và gắn cờ các giao dịch cần chú ý. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán và giảm tải một số nhiệm vụ tốn nhiều công đoạn. Công nghệ ML có thể giúp các dự báo chính xác hơn xu hướng và nhu cầu thị trường.

ERP-su-dung-cong-nghe-AI
Xu hướng hệ thống ERP sử dụng AI ngày càng triển vọng

Các thiết bị IoT như cảm biến, máy quét và camera có thể cung cấp thông tin cho hệ thống ERP. Ví dụ, một cảm biến giám sát hoạt động của một phần thiết bị tự động hóa nhà kho, có thể cảnh báo cho người quản lý khi máy móc có xu hướng hoạt động chậm hơn. Đó có thể là dấu hiệu cho thấy thiết bị đang cần sửa chữa và doanh nghiệp có thể can thiệp trước khi thiết bị bị hỏng làm gián đoạn hoạt động. Một bộ theo dõi IoT trên xe tải giao hàng có thể chỉ ra rằng tài xế đang đi các tuyến đường không thuận tiện và đề xuất họ sử dụng GPS.

Kết

Qua bài viết về Chi phí và cách áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp hi vọng các bạn đã hiểu hơn về giải pháp ERP. Hiện nay tại Việt Nam không có nhiều doanh nghiệp có đủ nguồn lực và nhu cầu triển khai hệ thống phần mềm ERP. Tuy vậy, việc sở hữu 1 phần mềm giúp quản lý hoạt động bán hàng, thu chi, chăm sóc khách hàng… là vô cùng cần thiết.

Nhận tư vấn thiết lập ERP cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay !